Anpfiff für die Digitalisierung: Die Roten Bullen setzen auf die Cloud

Wie sieht eigentlich so ein ganz normal-verrückter Arbeitstag an einem Montag in einem Profi-Fußballverein aus? Wir haben unsere beiden Geschäftsführer – Christoph Freund und Stephan Reiter – Einen Tag lang begleitet und festgestellt, dass auch ein erfolgreicher Fußballverein heute nicht mehr ohne Digitalisierung denkbar ist und Spitzenfußball besser auf Spitzentechnik setzt.
 

7:30 – Anstoß: Morgenstund hat Gold im Mund

Ein ganz „normaler“ Arbeitstag beginnt für Christoph Freund und Stephan Reiter schon lange, bevor die beiden noch einen Fuß ins Büro gesetzt haben.

Christoph Freund:

Speziell wenn wir in einem internationalen Wettbewerb vertreten sind oder uns gerade mitten in der Transferzeit befinden, sind wir nahezu rund um die Uhr „online“. Egal, ob in Asien, Afrika oder Südamerika … irgendwo auf der Welt ist immer gerade Tag (lacht).

Der frühe Morgen ist die einzige Zeit des Tages, die Christoph und Stephan in Ruhe dazu nutzen können, um ihre Termine zu organisieren, E-Mail-Nachrichten zu lesen und sich auf den allmontäglichen Sitzungsmarathon vorzubereiten. Jede Abteilung hat dafür ein eigenes Reporting-System, damit unser Führungsduo über alle Vorgänge im Unternehmen tagesaktuell Bescheid weiß. Selbstverständlich erledigt man das noch, bevor man mit der Familie gefrühstückt hat und auf dem Weg zur Arbeit die Kinder zur Schule bringt.

Dabei kommt es nicht selten vor, dass auf dem Weg ins Büro noch Arbeit zu erledigen ist, wie beispielsweise den Pressespiegel zu lesen, der pünktlich morgens per Mail verschickt wird und auf dem Smartphone abgerufen werden kann. Die Dokumente sind in der Microsoft Cloud gespeichert, sodass sie auch mobil in Echtzeit und verschlüsselt verfügbar sind und auch die Vertraulichkeit und Sicherheit gewahrt bleiben.

Stephan Reiter:

Uneingeschränkte Verfügbarkeit und Datensicherheit haben gerade im mobilen Bereich für uns oberste Priorität, denn wir bekommen von unseren Abteilungen tagtäglich die wichtigsten Kennzahlen übermittelt und müssen in der Lage sein, diese jederzeit und auf den unterschiedlichen Devices (Anm.: Laptop, Smartphone oder Tablet) abrufen zu können.

Am Montag ist der Informations- und Datenaustausch üblicherweise am höchsten. Wenn unsere Kampfmannschaft am Wochenende ein Heimspiel bestritten hat, spielt für den neuen kaufmännischen Geschäftsführer, Stephan Reiter, natürlich eine ganz wichtige Rolle, wie viele Stadionzutritte es am Wochenende gab, welchen Umsatz man im Merchandising- und Gastronomiebereich erzielt hat und ob es sicherheitstechnische Vorkommnisse beim Heimspiel gab, um die er sich kümmern muss.   

9:00 – Meetingkoordination in letzter Minute

Im Büro angekommen besprechen die beiden untereinander den bevorstehenden Tag und lassen sich dabei einen Übersichtsplan zu den anstehenden Terminen per Mail übermitteln. Da und dort kann es zu kurzfristigen Änderungen kommen und terminierte Meetings müssen verschoben oder gar abgesagt werden. Wichtigste Agenda am Vormittag ist aber das Meeting mit dem Trainerstab. Weil in dieser Sitzung aber diesmal nicht nur rein sportliche Themen besprochen werden, erfordert diese Besprechung auch die Anwesenheit des kaufmännischen Geschäftführers. Stephan Reiter hat parallel aber einen wichtigen Termin mit seiner Sales-Abteilung, der turnusmäßig immer um dieselbe Zeit wie das Meeting mit dem Trainerstab stattfindet. Daher muss der Termin kurzfristig verschoben werden. Das kann Stephan bequem am Handy machen und gleichzeitig einen neuen Termin ausschreiben  bzw. die erforderlichen Teilnehmer dazu einladen. Zurück im Meeting mit dem Trainerstab müssen beide eine sehr wichtige Entscheidung treffen. In letzter Zeit gab es immer wieder Probleme mit dem doch langsam in die Jahre gekommenen Rasen. Um entscheiden zu können, ob der Rasen unter der Saison ausgetauscht werden soll, müssen alle Parameter deutlich dafür sprechen, damit sich diese Investition auch lohnt. Da dieses Thema bereits öfter diskutiert wurde, hat sich Christoph schon ein Dossier zu dieser Problematik erstellen lassen. Dieses beinhaltet Fotos vom aktuellen Rasenzustand, Statusberichte und Prognosen der Greenkeeping-Abteilung, Videoanalysen vom Spiel, Angebotsvergleiche etc.

Mittels Tablet oder mit dem Handy kann er das Dossier über Miracast auf den großen Monitor im Meetingzimmer projizieren. Mit dem Digitizer Pen zeichnet er seine Änderungswünsche auf das Bild am Tablet, die sofort für alle im Raum in Echtzeit sichtbar werden.

Christoph Freund:

Im Fußball sind wir, speziell im sportlichen Bereich, oft gezwungen, schnell zu handeln. Wenn es um größere Investitionen geht, die uns in der Meisterschaft einen taktischen Vorteil verschaffen, ist das meist mit hohen Kosten verbunden. Wenn man solche Entscheidungen treffen muss, ist es wichtig, dass alle Entscheidungsträger einen transparenten Einblick in alle Dokumente haben und somit auf direktem Wege in die Überlegungen miteinbezogen werden können.

11:00 – Handfeste Daten für solide Entscheidungen

Ein gut funktionierendes und modernes Reporting-System ersetzt nicht die direkte Kommunikation bzw. offene Diskussion mit den eigenen Mitarbeitern. Besonders hilfreich dabei ist, wenn alle über das digitale Notizbuch OneNote über OneDrive for Business verfügbaren Dokumente auf den großen Monitor für alle sichtbar projiziert werden können. Die zu ändernden Punkte werden schon direkt im Meeting korrigiert und die aktuellste Version steht jedem Teilnehmer über OneDrive unmittelbar danach zur Verfügung.  

Alle Themen rund um Ticketverkauf, Stadionauslastung und die Entscheidung zu möglichen Maßnahmen für die kommenden Heimspiele können mittels der verfügbaren Daten aus dem neuinstallierten Vertriebs- und Marketingsystem auf Basis von Dynamics 365 analysiert und statistisch dargestellt werden. Theoretisch wäre es sogar möglich, Entscheidungen, die während der Sitzung getroffen werden, wie zum Beispiel eine neue Merchandising-Promotion, sofort per Mail und SMS an die zugeordneten Profile (entsprechende Zielgruppen) zu verschicken.

Stephan Reiter:

In der Regel lässt man sich aber – obwohl es technisch möglich wäre – schon Zeit damit, Marketing-Themen auf diese Weise zu kommunizieren, denn auch wenn ein Angebot steht, sollte man sich den richtigen Kommunikationszeitpunkt und die Strategie gut überlegen.

12:00 – Halbzeit: Mittagessen mit Sponsoren

Jetzt muss es schnell gehen! Noch während das Abteilungsleiter-Meeting in vollem Gange ist, poppt plötzlich im Chatfenster von Skype for Business eine Nachricht auf. Für den Sponsoren Lunch werden noch Statistiken zu den Teilnahmerzahlen bei Kundenevents benötigt. Eine Übersicht über die Demografie von Fans, Abo-Besitzern, Kundenklub- und Bullidikidz-Club-Mitgliedern soll noch vorbereitet werden. Zum Glück ist das erstmal keine so große Herausforderung, wie man zunächst vermuten möchte, denn mit Dynamics 365 können solche Daten schnell ausgewertet und in geeigneter Form dargestellt werden. Zufällig hat die Marketingabteilung auch kürzlich eine Umfrage zur Kundenzufriedenheit bei den vom FC Red Bull Salzburg veranstalteten Events erstellen lassen. Stephan Reiter ist über so viel Flexibilität bei der Datenaufbereitung sehr erfreut und somit bestens für das Mittagessen mit den Sponsoren gewappnet.

Stephan Reiter:

Tatsächlich passiert so etwas häufig. Man trifft sich zu einem Networking-Termin oder eben einem zwanglosen Mittagessen, was aber nicht ausschließt, dass man ein paar wichtige Kennzahlen greifbar zur Hand haben muss. Da man aber auch nicht alle Daten im Kopf haben kann, sind Instrumente wie Dynamics 365 unverzichtbar für unser Business. 

15:00 – Jetzt wird’s persönlich

Unser neuer kaufmännischer Geschäftsführer ist erst seit wenigen Wochen im Amt, und daher muss auch sein Arbeitsplatz ganz neu eingerichtet werden. Dabei geht es weniger um die Beschaffung von Möbeln und Büromaterial, sondern viel mehr um die optimale IT-Ausstattung. Zwar wurden diese zum Großteil schon vorinstalliert, aber ein paar individuelle Set-ups und kleinere Konfigurationen, die seinen persönlichen Bedürfnissen und Präferenzen entgegenkommen, müssen noch nachgerüstet werden. Zu diesem Zweck steht ein Termin mit unserem IT-Beauftragten auf dem Programm, der alle Einrichtungen vor Ort nach Wunsch vornehmen kann. Zudem soll Stephan Reiter auch in allen technischen Ressourcen in den Konferenz- und Meetingräumen eingeschult werden.

Stephan Reiter:

Meistens kommt man erst im Gespräch drauf, welche besonderen Bedürfnisse man hat, und da ist der persönliche Kontakt mit unserem IT-Personal immer sehr wichtig. Man muss aber auch bereit sein, sich auf die Hintergründe unseres digitalen Arbeitsplatzes einzulassen, um zu verstehen, welche Dinge da so im Hintergrund ablaufen, die unser tägliches Arbeiten erleichtern sollen. Ich habe mir zum Beispiel erklären lassen, dass wir über zwei Server verfügen, die über die Microsoft Cloud-Infrastruktur gehostet werden. So sind über Microsoft Azure alle IT-Ressourcen immer dort verfügbar, wo sie von uns benötigt werden.

18:00 – Finale: nach der Arbeit ist vor der Arbeit

Für unsere beiden Geschäftsführer war es ein ereignisreicher und anstrengender Tag. Während Christoph Freund via Skype-Konferenz noch mit einigen Scouts konferiert, die gerade im Rahmen des Asia Cups nach neuen hoffnungsvollen Talenten Ausschau halten, bespricht Stephan Reiter noch die Termine für den kommenden Tag mit seinen Mitarbeitern. Für morgen steht ein wichtiger Termin in Wien auf dem Programm, daher wird er morgen viele Dinge auf mobilem Wege erledigen. Gut, dass er dafür alle Dokumente auch am Smartphone immer griffbreit hat.

Christoph Freund beendet seinen Tag mit den Ergebnissen der vielen Nachwuchsmannschaften, die ebenfalls am vergangenen Wochenende im Einsatz waren. Da unsere Jungbullen das wichtigste Kapital für die Zukunft unseres Vereins sind, hat der Sportdirektor natürlich auf die Leistungen unserer Youngsters stets ein waches Auge. Auch er kann sämtliche Informationen aus den Nachwuchs-Scouting-Daten jederzeit abrufen, entweder per Mail oder über das interne Netzwerk am Laptop.

Es ist ein gutes Gefühl, zu wissen, dass man alles im Blick hat. Die digitale Transparenz, die wir so erreichen, gibt einem das Gefühl, seine Verantwortung wahrnehmen zu können und ihr gerecht zu werden. So soll es sein.

Ein guter Schlusssatz, dem eigentlich nichts hinzuzufügen ist. Der digitale Fußballklub ist im Idealfall so dynamisch, erfolgsorientiert und zielstrebig wie die „schönste Nebensache der Welt“, nämlich der Fußball selbst.